A. Composition des bureautiques
Pour chaque document (convocation, procès verbal….) il faut 2 maquettes :
- Une bureautique « EN TETE » qui définit le contenu et la mise en page global du document
- Une bureautique « CORPS » qui définit le contenu et la mise en page d’une résolution
Ces maquettes sont des documents Word et sont personnalisables
Les bureautiques sont utilisées pour l’édition des documents suivants :
- Compte rendu
- PV
- PV abrégé
- Récap travaux
- Convocation
- Récap votes.
B. Stockage des bureautiques
Les bureautiques sont toutes stockées dans les répertoires …\AGCOP\Etats\Entêtes pour les entêtes et …\AGCOP\Etats\Résolutions pour les corps qu’il ne faut pas modifier.
Les bureautiques personnalisées devront être rangées dans ces répertoires.
C. Accès aux bureautiques
Depuis l’écran d’accueil d’AGCOP, allez dans le paramétrage des bureautiques 
et l’icône
1. Description des bureautiques
Les bureautiques sont composées de :
- Textes en dur
- De variables AGCOP composées de champs de fusion Word.
Pour voir l’intégralité de ces champs, il est nécessaire de basculer les codes champs avec les touches Alt + F9.
2. Modification des champs de fusion
Avant toutes modifications de trame de document, il est très fortement conseillé de faire une copie du dossier états sous l’explorateur
Si vous souhaitez modifier un document, vous devez
- Cliquer sur
- Aller sur l’état que vous souhaitez modifier (entête ou corps) et cliquer sur
Par exemple, vous souhaitez modifier le corps du PV, vous devez cliquer sur 
qui se trouve au bout du champ base _krier_corps_PV
Vous obtenez l’écran suivant
- Appuyer sur les touches simultanément Alt + F9 de votre clavier. Vous obtenez le détail des champs de fusion
- Pour modifier, sélectionnez la partie du champ de fusion à supprimer ou à modifier
- Appuyer sur la touche suppr de votre clavier
- Après la saisie, fermer les codes champs en appuyant simultanément sur les touches Alt + F9.
3. Comment insérer des champs de fusion
Dans l’onglet « Publipostage » menu « Sélection des destinataires », on choisit « Utiliser la liste existante… ».
Si nécessaire, on indique le séparateur de champs ( ; ) et le séparateur d’enregistrements (entrée)
Il est alors possible d’utiliser la fonction « Insérer un champ de fusion ». On sélectionne la variable dans la liste qui s’affiche.
